10 wskazówek dotyczących usprawnienia zarządzania pocztą elektroniczną – GdanskTown.pl
Czy zdarza Ci się, że pod koniec dnia masz wrażenie, że nie jesteś dalej niż wtedy, gdy zaczynałeś? Poczta elektroniczna może być głównym sprawcą kradzieży naszego skupienia i odciągania nas od pracy, która naprawdę ma znaczenie. W rzeczywistości, przerażające statystyki opracowane przez Uniwersytet Carleton ujawniają, że ludzie spędzają jedną trzecią czasu w pracy czytając i odpowiadając na e-maile, a wiele z nich nie jest ani pilnych, ani ważnych.
Czy to się podoba, czy nie, jednak e-mail jest integralną częścią życia biznesowego i nie jest to coś, bez czego możemy żyć. Możesz jednak zwiększyć swoją produktywność i uniknąć stresu związanego z przeciążeniem pocztą elektroniczną, korzystając z 10 wskazówek, które pomogą Ci lepiej zarządzać skrzynką odbiorczą.
1. Umów się na randkę z wiadomościami
Może być kuszące, aby sprawdzać swoje e-maile za każdym razem, gdy pojawi się powiadomienie, ale robienie tego zakłóca przepływ pracy i łamie koncentrację. Bardziej efektywną alternatywą jest wyłączenie wszystkich powiadomień i wyznaczenie konkretnego czasu na czytanie i odpowiadanie na e-maile jako partię. W zależności od tego, co odpowiada Twojemu stylowi pracy, możesz to robić raz dziennie lub raz rano, a potem ponownie tuż przed końcem dnia.
2. Przyjmij zasadę dwóch minut
Jeśli musisz sprawdzać pocztę częściej niż raz lub dwa razy dziennie, ustal sobie zasadę, że jeśli przeczytanie i odpowiedź na wiadomość zajmie Ci więcej niż dwie minuty, odłożysz ją na bok i wrócisz do niej później. W ten sposób zapobiegniesz nadmiernemu zapełnieniu skrzynki odbiorczej, jednocześnie nie zakłócając swojej koncentracji przez dłuższy czas.
3. Hit snooze
Gdy spodziewasz się więcej niż jednego e-maila związanego z konkretnym tematem, na przykład wkładu do dokumentu lub projektu, możesz chcieć podzielić je na partie i pracować nad nimi razem w określonym czasie. Niektóre klienty poczty elektronicznej dają możliwość odłożenia wiadomości na później, aż do momentu, gdy zechcesz ponownie pojawić się w swojej skrzynce odbiorczej.
Jest to również przydatne w przypadku e-maili, na które nie możesz odpowiedzieć od razu, być może dlatego, że musisz zbadać odpowiedź. Drzemka pozwala uniknąć fizycznego i psychicznego bałaganu związanego ze skrzynką odbiorczą pełną e-maili, którymi nie można się zająć.
4. Nie odpowiadaj na wszystko
Nie każdy e-mail wymaga lub zasługuje na odpowiedź, zwłaszcza gdy Twoi współpracownicy nadużywają opcji CC lub BCC w mailach, które nie są dla Ciebie istotne. Oceń, czy odpowiedź jest naprawdę konieczna i czy korzyści z jej udzielenia przewyższają koszt czasu poświęconego na jej napisanie. W przypadku wiadomości, które wymagają odpowiedzi, ale nie są pilne, utwórz folder i zarezerwuj czas na jego wyczyszczenie co kilka dni.
5. Skonsoliduj newslettery i subskrypcje
Jeśli znajdziesz się zalany newsletterami i e-mailami promocyjnymi, zrób czystkę i bezwzględnie wypisz się z wszystkiego, czego nie otwierałeś od jakiegoś czasu. Jeśli zdecydujesz, że chcesz nadal otrzymywać konkretne e-maile, użyj wtyczki takiej jak Unroll.me, aby skonsolidować je w jednym folderze i przeczytać je w określonym czasie, a nie ad hoc, jak przychodzą przez. Zapobiegnie to utracie koncentracji na ważniejszej pracy.
6. Użyj bardziej odpowiedniej alternatywy
Poczta elektroniczna nie zawsze jest najbardziej efektywnym i skutecznym sposobem zadania pytania lub przekazania wiadomości. Zastanów się, czy użycie telefonu, umówienie spotkania na Skype lub stara, dobra rozmowa twarzą w twarz nie będzie bardziej produktywna niż wysłanie e-maila. Nie tylko zmniejsza to szansę na błędną komunikację, ale także znacznie ogranicza liczbę e-maili wysyłanych tam i z powrotem w celu osiągnięcia tego samego celu. Podobnie, nie bój się odpowiedzieć telefonicznie, tylko dlatego, że pierwotne pytanie zostało zadane za pośrednictwem poczty elektronicznej.
7. Zorganizuj swoją skrzynkę odbiorczą
Utrzymywanie wiadomości na szczycie i odzyskiwanie starych wiadomości jest znacznie łatwiejsze, gdy skrzynka odbiorcza jest dobrze zorganizowana. Użyj systemu folderów lub etykiet, jeśli używasz Gmaila, aby podzielić pocztę na kategorie według hierarchicznej struktury. Twórz szerokie kategorie wysokiego poziomu, a następnie bardziej szczegółowe podkategorie. Nie zapominaj, że możesz usunąć wszystko, co nie będzie Ci potrzebne w późniejszym czasie, aby jeszcze bardziej zmniejszyć bałagan.
8. Ustal pewne zasady
Większość klientów poczty elektronicznej pozwala na ustawienie reguł lub filtrów, które automatycznie wysyłają wiadomości do folderu, który jest dla nich najbardziej odpowiedni. To może znacznie zmniejszyć ilość czasu, który musisz spędzić na przetwarzaniu e-maili i pomaga utrzymać skrzynkę odbiorczą zorganizowaną. Sprawdź, jak korporacje robią właściwe zarządzanie e-mailami w tym świetnym artykule na Mailbird.com.
9. Design templates
Przejrzyj szybko swoje wysłane elementy i zaznacz obszary, w których często wysyłasz podobnie sformułowane e-maile. Wykorzystaj je do stworzenia szablonów, które pozwolą Ci na wprowadzenie niewielkich zmian i ponowne wykorzystanie tego samego maila, zamiast wpisywania całości od nowa.
10. Ustal limit czasu
Nawet jeśli stosujesz praktykę przetwarzania wiadomości e-mail tylko w określonych porach dnia, wyznacz sobie ogólny limit czasu, jaki spędzasz w skrzynce odbiorczej. Dzięki temu będziesz mógł nadać priorytet najważniejszym mailom, a jednocześnie utrzymasz swoje odpowiedzi w jak najkrótszym czasie.
