Strona główna Pytania 10 wskazówek, jak usprawnić zarządzanie pocztą elektroniczną

10 wskazówek, jak usprawnić zarządzanie pocztą elektroniczną

Czy zdarza ci się, że pod koniec dnia czujesz, że nie jesteś dalej niż wtedy, gdy zaczynałeś? Poczta elektroniczna może być głównym sprawcą kradzieży naszego skupienia i odciągania nas od pracy, która naprawdę ma znaczenie. W rzeczywistości, przerażające statystyki opracowane przez Uniwersytet Carleton ujawniają, że ludzie spędzają jedną trzecią czasu w pracy czytając i odpowiadając na e-maile, a wiele z nich nie jest ani pilnych, ani ważnych.

Czy to się podoba, czy nie, jednak e-mail jest integralną częścią życia biznesowego i nie jest to coś, bez czego możemy żyć. Możesz jednak zwiększyć swoją produktywność i uniknąć stresu związanego z przeciążeniem pocztą elektroniczną, korzystając z tych 10 wskazówek, które pomogą Ci lepiej zarządzać skrzynką odbiorczą.

1. Umów się na randkę z wiadomościami

Może być kuszące, aby sprawdzać swoje e-maile za każdym razem, gdy pojawi się powiadomienie, ale robienie tego zakłóca przepływ pracy i łamie koncentrację. Bardziej efektywną alternatywą jest wyłączenie wszystkich powiadomień i ustalenie konkretnego czasu na czytanie i odpowiadanie na e-maile jako partię. W zależności od tego, co odpowiada Twojemu stylowi pracy, możesz to robić raz dziennie lub raz rano, a potem ponownie tuż przed końcem dnia.

2. Przyjmij zasadę dwóch minut

Jeśli musisz sprawdzać swoją pocztę częściej niż raz lub dwa razy dziennie, ustal sobie zasadę, że jeśli przeczytanie i odpowiedź na wiadomość zajmie Ci więcej niż dwie minuty, odłożysz ją na bok i wrócisz do niej później. W ten sposób zapobiegniesz nadmiernemu zapełnieniu skrzynki odbiorczej, jednocześnie nie zakłócając swojej koncentracji przez dłuższy czas.

3. Hit snooze

Gdy spodziewasz się więcej niż jednego e-maila związanego z konkretnym tematem, na przykład wkładu do dokumentu lub projektu, możesz chcieć podzielić je na partie i pracować nad nimi razem w określonym czasie. Niektóre klienty poczty elektronicznej dają możliwość odłożenia wiadomości na później, aż do momentu, gdy zechcesz ponownie pojawić się w swojej skrzynce odbiorczej.

  NKBA ogłasza laureatów nagrody 2023 Design + Industry Award

Jest to również przydatne w przypadku e-maili, na które nie możesz odpowiedzieć od razu, być może dlatego, że musisz zbadać odpowiedź. Drzemka pozwala uniknąć fizycznego i psychicznego bałaganu związanego ze skrzynką odbiorczą pełną e-maili, którymi nie można się zająć.

4. Nie odpowiadaj na wszystko

Nie każdy e-mail wymaga lub zasługuje na odpowiedź, zwłaszcza gdy Twoi współpracownicy nadużywają opcji CC lub BCC w mailach, które nie są dla Ciebie istotne. Oceń, czy odpowiedź jest naprawdę konieczna i czy korzyści z jej udzielenia przewyższają koszt czasu poświęconego na jej napisanie. W przypadku wiadomości, które wymagają odpowiedzi, ale nie są pilne, utwórz folder i zarezerwuj czas na jego wyczyszczenie co kilka dni.

5. Skonsoliduj newslettery i subskrypcje

Jeśli znajdziesz się zalany newsletterami i e-mailami promocyjnymi, zrób czystkę i bezwzględnie wypisz się z wszystkiego, czego nie otwierałeś od jakiegoś czasu. Jeśli zdecydujesz, że chcesz nadal otrzymywać konkretne e-maile, użyj wtyczki takiej jak Unroll.me, aby skonsolidować je w jednym folderze i przeczytać je w określonym czasie, a nie ad hoc, jak przychodzą przez. Zapobiegnie to utracie koncentracji na ważniejszej pracy.

6. Użyj bardziej odpowiedniej alternatywy

Poczta elektroniczna nie zawsze jest najbardziej efektywnym i skutecznym sposobem zadania pytania lub przekazania wiadomości. Zastanów się, czy użycie telefonu, umówienie spotkania na Skype lub stara, dobra rozmowa twarzą w twarz nie będzie bardziej produktywna niż wysłanie e-maila. Nie tylko zmniejsza to szansę na błędną komunikację, ale także znacznie ogranicza liczbę e-maili wysyłanych tam i z powrotem w celu osiągnięcia tego samego celu. Podobnie, nie bój się odpowiedzieć telefonicznie, tylko dlatego, że pierwotne pytanie zostało zadane za pośrednictwem poczty elektronicznej.

  Co to jest zasada czterech quizów?

7. Zorganizuj swoją skrzynkę odbiorczą

Utrzymywanie wiadomości na szczycie i odzyskiwanie starych wiadomości jest znacznie łatwiejsze, gdy skrzynka odbiorcza jest dobrze zorganizowana. Użyj systemu folderów lub etykiet, jeśli używasz Gmaila, aby podzielić pocztę na kategorie według hierarchicznej struktury. Twórz szerokie kategorie wysokiego poziomu, a następnie bardziej szczegółowe podkategorie. Nie zapominaj, że możesz usunąć wszystko, co nie będzie Ci potrzebne w późniejszym czasie, aby jeszcze bardziej zmniejszyć bałagan.

  Co zrobił Dioklecjan, aby pomóc Imperium Rzymskiemu? , Co zrobił Dioklecjan, aby pomóc Cesarstwu Rzymskiemu?

8. Ustal pewne zasady

Większość klientów poczty elektronicznej pozwala na ustawienie reguł lub filtrów, które automatycznie wysyłają wiadomości do folderu, który jest dla nich najbardziej odpowiedni. To może znacznie zmniejszyć ilość czasu, który musisz spędzić na przetwarzaniu e-maili i pomaga utrzymać skrzynkę odbiorczą zorganizowaną. Sprawdź, jak korporacje robią właściwe zarządzanie e-mailami w tym świetnym artykule na Mailbird.com.

9. Design templates

Przejrzyj szybko swoje wysłane elementy i zaznacz obszary, w których często wysyłasz podobnie sformułowane e-maile. Wykorzystaj je do stworzenia szablonów, które pozwolą Ci na wprowadzenie niewielkich zmian i ponowne wykorzystanie tego samego maila, zamiast wpisywania całości od nowa.

10. Ustal limit czasu

Nawet jeśli stosujesz praktykę przetwarzania wiadomości e-mail tylko w określonych porach dnia, wyznacz sobie ogólny limit czasu, jaki spędzasz w skrzynce odbiorczej. Dzięki temu będziesz mógł nadać priorytet najważniejszym mailom, a jednocześnie utrzymasz swoje odpowiedzi w jak najkrótszym czasie.

Najchętniej czytane

Ashton Kutcher nigdy nie chciał ujawnić swojej diagnozy zapalenia naczyń krwionośnych

Ashton Kutcher jest sławny od... cóż, wydaje się, że od zawsze. Przez całą swoją hollywoodzką karierę aktor był otwarty na swoje życie osobiste, ale...

Jakie są najważniejsze wydarzenia w rewolucji francuskiej?

Jakie są główne wydarzenia Rewolucji Francuskiej?Oto 10 głównych wydarzeń Rewolucji Francuskiej i ich daty.#1 Przysięga na korcie tenisowym - 20 czerwca 1789 r. #2 Szturm na Bastylię - 14 lipca 1789 r. #3 Zniesienie feudalizmu - 4 sierpnia 1789 r. #4 Deklaracja praw człowieka i obywatela - 26 sierpnia 1789 r. #5 Marsz kobiet na

Dlaczego Google kocha Schema Markup i jak to zrobić

Schema markup jest jedną z najmniej wykorzystywanych form optymalizacji dla wyszukiwarek. Tylko 0,3 procent stron internetowych posiada kody znaczników. Google używa znaczników w 36,6 procentach wyników wyszukiwania, według badania Searchmetrics. Ta rozbieżność jest bardzo szkodliwa dla wysiłków SEO wielu firm.About Schema MarkupSchema markup pozwala Google na wyświetlanie wizualnie atrakcyjnych fragmentów informacji dla swoich użytkowników.To jest

Jak ważna jest analiza słów kluczowych?

Słowa kluczowe tworzą linię życia dla optymalizacji pod kątem wyszukiwarek. Nieuniknione jest, że personel SEO spędza swój czas na badaniu słów kluczowych. Z wielu planistów słów kluczowych dostępnych do ich dyspozycji eksperci SEO mogą teraz skupić się na dokonywaniu właściwych wyborów. To jest teraz w powietrzu, że strategowie e-commerce muszą radzić sobie z większą presją

30 najlepszych horrorów na Netflixie do obejrzenia już teraz

Wiosna to może nie jest najlepszy czas na oglądanie horrorów. To sezon nadziei! Optymizmu! A przynajmniej tak powinno być. Rozumiemy więc, jeśli chcesz zawrócić...

Co było konsekwencją powstania prasy drukarskiej?

Jakie były konsekwencje powstania prasy drukarskiej?Prasa drukarska miała dramatyczne skutki dla cywilizacji europejskiej. Jej bezpośrednim efektem było szybkie i dokładne rozpowszechnianie informacji. Pomogło to stworzyć szersze grono czytelników.Jakie były konsekwencje prasy drukarskiej opisz dwa?Z powodu szerokiej dostępności Biblii, wynalazek prasy drukarskiej w rzeczywistości rozpowszechnił ideę chrześcijaństwa jeszcze bardziej w Europie, a wkrótce w innych krajach

Co oznacza tryb bezpieczny na Kindle?

Co oznacza tryb bezpieczny na Kindle?Kindle może przejść do trybu bezpiecznego, gdy podczas włączania zasilania zostanie wciśnięty przycisk głośności. Z trybu bezpiecznego można wyjść w ten sam sposób, w jaki został on aktywowany: Gdy Kindle jest włączony naciśnij przycisk Power i przytrzymaj go. Następnie naciśnij przycisk zmniejszania głośności i również go wciśnij, aż Kindle się

Dlaczego rośliny pochłaniają światło zielone?

Dlaczego rośliny absorbują zielone światło?Prosta odpowiedź jest taka, że chociaż rośliny absorbują prawie wszystkie fotony w czerwonych i niebieskich regionach widma światła, to absorbują tylko około 90% zielonych fotonów. Gdyby absorbowały więcej, wyglądałyby na czarne dla naszych oczu. Rośliny są zielone, ponieważ niewielka ilość światła, które odbijają, ma ten kolor.Czy zielone światło jest wykorzystywane w

Zrozumienie celu list lokalnych dla placówek biznesowych

Obecny świat widział owoc wielu organizacji. Niektóre z nich są całkowicie online zakładów, podczas gdy inne mają offline sklepów lub sklepów, które są również wyświetlane online za pośrednictwem stron internetowych lub witryn e-commerce. W przypadku firm, które znajdują się w określonym miejscu, potrzeba odpowiednich cytatów, jak również wykazów, które są wymagane dla lokalnej firmy jest

Dlaczego koszt alternatywny rośnie wzdłuż granicy możliwości produkcyjnych?

Dlaczego koszt alternatywny rośnie wzdłuż granicy możliwości produkcyjnych?Kiedy sama linia granicy przesuwa się, trwa wzrost gospodarczy. I wreszcie, zakrzywiona linia granicy ilustruje prawo rosnącego kosztu alternatywnego oznaczające, że wzrost produkcji jednego dobra przynosi coraz większe straty drugiego dobra, ponieważ zasoby nie nadają się do wszystkich zadań.Co spowodowałoby, że granica możliwości produkcyjnych byłaby wygięta na zewnątrz?Wygięty

Pozostałe newsy

  Nominacje do Emmy 2022 już są

Ashton Kutcher nigdy nie chciał ujawnić swojej diagnozy zapalenia naczyń krwionośnych

Ashton Kutcher jest sławny od... cóż, wydaje się, że od zawsze. Przez całą swoją hollywoodzką karierę aktor był otwarty na swoje życie osobiste, ale...

Ashton Kutcher mówi, że po rozwodzie czuł się jak 'porażka’

Podczas jednych z najbardziej burzliwych lat kariery Ashtona Kutchera, m.in That '70s Show gwiazda była również ojczymem dla trójki małych dzieci. "Miałem dwadzieścia sześć...

Ashton Kutcher chce przeprosić Harry’ego Stylesa

Zastanawiacie się, co ostatnio porabia Ashton Kutcher? Cóż, nie zastanawiaj się dłużej. W najnowszym odcinku Esquire "Explain This" - który zadebiutował z okazji naszej...

Nie znasz prawdziwej Pameli Anderson

Nie robią już takich jak Pamela Anderson. Jej beztroski duch i nieprzygotowane podejście do życia publicznego to cechy charakterystyczne dla minionej epoki - takiej,...